学校ICTと聞き、何を想像しますか？？
電子黒板、生徒1人1台端末、eラーニング・・・、など挙げられますがこれらに共通することはすべて学習システムだということです。このような学習系のICT化の推進はさまざまな研究活動が推進され、広く普及が広まってきたことを感じます。
一方学校ICTを考えるとき、学習系の他にとても重要な要素が挙げられ、それが校務の情報化です。このような校務系に位置づけられる校務支援システムというものは現在学校ICT化に向けてとても重要視されていて、実際に普及が広まっています。そして、通信制高校の学校運営における校務の情報化は他の学校種に比べても特に重要であるといえます。
本文は、通信制高校の教員歴もあり、さらにシステムエンジニアとして実際に通信制高校の校務支援システムの開発・導入を行ってきた通信制高校校務情報化アドバイザーの立場から、校務の情報化の必要性と合わせて、校務支援システム導入のポイントに触れていきたいと思います。
目次
校務とは、簡単にいうと教職員が行う事務処理のことを指します。
文部科学省委託事業における日本教育工学振興会の調査「校務情報化の現状と今後の在り方に関する研究」では、校務とは以下のように位置づけられています。
教員事務
- 教務関連事務（成績処理、通知表作成）
- 教育課程編成、時間割作成等）
- 学籍関連事務（転出入関連事務、
- 指導要録管理、出欠管理等）
- 保健関係事務（健康観察・報告等）
- 各種報告書作成
- 各種お便り作成等
管理職事務
- 業務報告
- 稟議
- 予算要求 等
事務官・現業職員事務
- 出退勤管理
- 出張申請
- 預かり金管理
- 献立作成・報告
- 物品購入・管理
- 各種情報処理等
教職員の業務は一般的には詳しく知られていないことも多いのですが、あらためて見つめなおすと多岐にわたり、授業以外の時間も多忙であることがわかります。そして、これだけの業務があるわけですから、情報量も多く管理が煩雑になることも容易に想像できるわけです。
文部科学省は、校務の情報化の必要性を訴えています。
その目的は校務が効率的に遂行できるようになることで、教職員が児童や生徒の指導に対してより多くの時間を割くことが可能となるということが挙げられます。 つまり、教員として最も大切な児童・生徒の指導に多くの時間がさけるように校務を効率化しようということなのです。
そこで、校務の情報化を達成するために期待されたのが、「校務支援システム」です。
校務支援システムは校務の情報をデータで管理し、さまざまな情報を整理したうえで入出力を行う管理システムといえます。
このような校務支援システムは実は、先進的な取り組みをしている学校は兼ねてより導入されている場合がありました。
しかし、課題になったのが、目的ごとにシステムがばらばらにあって各データが分散していることにより、システムを横断的に活用する業務が発生する業務に不便であったということが挙げられます。
例えば、成績処理に特化したシステムや、保健関係に特化したシステムのようになると、データベースが別々になってしまうので使い勝手が悪いということです。
そこで、それぞれの機能が網羅的に搭載された「統合型校務支援システム」を導入し、さらに校務を効率化しようという流れが近年では加速してきています。
2018年、文部科学省は「学校におけるICT環境整備5か年計画」と第し、2022年までに公立学校の統合型校務支援システムの普及率の100％普及を目指しました。令和3年3月時点で、整備率は7割を超え年々の増加傾向が見られることからも、その必要性が認められてきていると感じます。
それでは、今こそ必要性が認められてきた校務支援システムがなぜいままでは普及がしにくかったのかということに触れていきます。
文部科学省「統合型校務支援システムの導入のための手引き」によると、これまで導入しなかった自治体へ調査をしたところ、理由として挙げられる要因のTOP3は「予算の確保」、「導入の必要性を感じない」、「導入したいが調達できるだけの事務体制がない」でした。
そもそも、一昔前のクラウド前時代は企業でも社内サーバをかまえオンプレミスのシステムに数千万円から数億円かける企業もある時代に、数10校を抱える自治体の予算が計上できなかったということと合わせて、導入後の管理コストも高額のケースがあったために理由として納得がいきます。
一方時代が移り現代においては、Saasにて安価なサービスが増え、さらに企業努力によりセキュリティなどすべての管理も任せられる時代になり管理コストも下がってきました。さらには促進をうながす文部科学省の後押しもあることから予算化が容易になってきました。
そして導入に向けては、ソフトウェアベンダーから職員が派遣され教育委員会に駐在する事例もあり、ヘルプデスク体制も確立される事例も増えてきてたということから、安価になったことに加えその必要性の理解度も増してきており益々の普及が考えられます。
通信制高校は、レポート提出・スクーリング出席など全日制とか異なる教育運営において、行われる校務の質も大きくことなります。
全日制と比べてどの程度多いかという定量的な検証が行われた事例はありませんが、通信制高校の教員歴がある筆者の肌感覚でとらえても、少なくても倍はあると考えられるため、通信制高校の校務支援システムはさらにその必要性が高まるのです。
通信制高校の校務については基本的に上述した校務の内容は行うのですが、それ以外にも存在します。例えば、成績管理の例を挙げます。
レポートの採点は特に時間を要するのですが、科目当たり12回以下の提出が必要になります（文部科学省 通信教育規定により科目ごとに規定回数が決められている）。
生徒当たり年間で10科目程度履修科目があり、レポート提出回数は平均して80～100回程度あるといわれています。生徒数が400人の学校であれば、4万回近い数の採点を行う必要があります。
そのほかに、スクーリングや試験の点数も加味され、年度末に評定がつけられるのですが、これらの情報がすべて整理されたうえで行われるわけですから、とてもアナログ管理では難しい状況になります。
特にレポートは全日制高校には存在しない概念ですから、一般販売されている全日制高校用の校務支援システムを導入したとしてもこれらの処理を適切に処理することはできません。
校務支援システムはこれらのデータ管理を適切に行う通信制高校の運用管理の要を担う存在になるわけです。
筆者は、通信制高校のデータ管理をExcelで行っているケースもいくつかみてきました。
Excelというソフトはたしかに優秀です。関数を駆使し、簡単にさまざまな演算を実行することができるので、非エンジニアでもさまざまなことができてしまいます。
しかし、校務支援システムの目的でExcelを使用することがだめな理由は以下のように挙げられます。
- ファイル値に管理するデータ量の限界が小さい。
- 複数のユーザーから同時アクセスや更新作業ができない。
- データ型の定義ができないことなどによって、誤入力が生じる。
- 入力したデータを高速に検索して呼び出すことができないので、データの利活用に限界がある。
- ヒューマンエラーを含めセキュリティ対策を講じることが難しいため、リスクが高い。
などなどたくさん挙げられます。
通信制高校の校務支援システムは特に必要性が高いのであるから、きちんとしたデータベース搭載のシステムを導入することが必要になります。
それでは、通信制高校の校務支援システムを導入するコツを紹介していきます。
まずシステム開発の手法として、スクラッチシステムとパッケージシステムの分類があり、これに触れていきます。スクラッチシステムはゼロから要望通りに構築していくもので、パッケージシステムはすでに構築済みのシステムということになります。以下にそれぞれの特徴をまとめてみました。
スクラッチシステム
- 機能提案ができるのであれば、校務に即した最適なシステムが導入できる。
- 価格が高い
- きちんとした機能提案ができないと、ベンダーとの齟齬がうまれて本位じゃない機能ができあがってしまう。
パッケージシステム
- 価格が安い
- 導入事例があるものがパッケージシステムとして再販されているものが多いので、機能が提案されなくても用意されている。
- 学校ごとの独自の校務に対応できない場合がある。
上記のまとめから、どちらがよいということを一般論として語るのは難しいですが、校務支援システムの普及がされてこなかった時代の要因としてあげられる「予算」の理由からもパッケージシステムが選ばれるケースが多いのが現状です。そこで、パッケージシステムのデメリットである、「学校ごとの独自の校務」というものに対応するために、機能拡張つまりカスタマイズを行う事例もあります。
このように、スクラッチシステムなのか、パッケージシステムなのか、あるいかパッケージシステム＋カスタマイズなのかは、学校ごとの経営理念に基づいた判断されています。
さて、ではパッケージシステムにおいてはどのように選定すればよいかということを触れていきます。
パッケージシステムの見分け方
一つ目は、レポート・スクーリング・試験については通信制高校の校務支援システムをうたうのであれば搭載されていて当然です。
ここでは、どのようにデータ入力をし、さらにどのように入力されたデータが確認できるかということをしっかりと確認しましょう。
先に触れた通り、通信制高校は扱うデータ量が膨大です。入力機能が工夫されていないとしっかりとしたデータ入力が運用としてまわりません。結果、十分に入力されていないデータベースからデータを閲覧しても何も意味がなくなってしまいます。
二つ目は、システムの見た目、つまりグラフィックユーザーインターフェース（GUI）です。ここにコンセプトをもっていないシステムはあまりよくありません。
GUIは、使用者がどのようにしたら使いやすくなるかという発想をもって構築するもので、そもそもそこにこだわりをもっていないシステムはおすすめできません。
GUIのコンセプトをきちんと理解すると、導入しようとしている学校側の意図とあっているかどうかというものが見えてくる場合が多いです。
ぜひ、画面構成はどのような意図で設計されたかをうかがってみるとよいでしょう。
三つ目は、アウトプットができる機能がどの程度あるかということです。校務で扱う情報は指導に使われるだけでなく学校の外にデータを出すことにあり、これらの校務が発生する際の手間が大きいです。
例えば、生徒に成績を開示する場合、オンライン上に生徒マイページを作り公開する、印刷物として郵送するなど考えられますが、これがどこまでの機能を有しているか、また学習指導要領は保管だけでなく転出時に必要になりますし、調査書は進学や就職時に必要になりますので、これらに対応しているかということなどが挙げられます。
これらの機能が充実している場合、教職員の事務コストが大きく下がることが期待されます。
システムの内容以外にとても大切な要素が、サポート体制です。実際にシステム運用が始まるとトラブルが生じたり、それ以外にも多くの支援が必要になることがあります。
当然のことながらシステム障害が起きたときなど、リスク対応については当然ながら確認しておく必要があります。
その際は、ベンダー担当者とのやりとりが定期的に発生するわけですが、これがスムーズに行われないことでトラブルになることがしばしば見られます。そのようなときのトラブルの例を挙げてみました。
- ヘルプデスクの対応が遅い
- 問い合わせ内容に対して、専門用語を用いたテキストベースの回答しかなく会話にならない
- 特殊事情を共有していても、担当者がコロコロ変わって引継ぎがされていない
上記は一例ですが、いくらシステムが良くてもこのようなことが生じるとシステム運用に支障が出てきますので困ってしまいます。
ベンダー側の人員・組織体制や、担当窓口の方や代表者の人柄なども含めて判断する必要があります。
通信制高校に対応した校務支援システムは多くないのが現状です。その理由は2つあると考えられます。
- 学校数が少なく市場が小さいので、ビジネス面からみて参入しにくい
- 通信制高校の校務は一般的に全日制より複雑であり機能要件を確立することが難しい。
上記の理由もあり、実際にパッケージシステムは多くないのが現状です。2022年5月時点で検索エンジンベースで調査したところ、以下のパッケージシステムが見つかりました。
株式会社ぱんぷきんラボによる通信制高校専用の校務支援システムです。
元通信制高校の教員が設計を行ったことにより、細やかに幅広い業務に対応していることが特長です。
単なる校務支援システムにとどまらず、生徒用のマイページではレポート提出や成績情報が確認できたり、Web出願機能、スマホスクーリング管理機能など豊富な拡張オプションもあることが特長です。
ネットフォース株式会社による提供の、大学、高校、短大、専門学校など様々な学校形態にも柔軟に導入できる特徴の校務支援システムです。通信制高校に導入する際はレポートアップロード機能などのオプション機能を拡張することで適用可能です。
株式会社ネクストブレイン社がによる提供の、通信制高校のための校務支援システムです。
生徒管理、履修管理の他にもさまざまな変更オプション機能や、サービスメニューが豊富で広く業務に対応できることが特徴です。
エスエイティーティー株式会社による提供の校務支援システムは、併設型一貫校（小・中・高）、中等教育学校、特別支援学校と幅広い学校種に対応しており、通信制への適用も可能です。実績が多く、自治体単位でも採用されています。
学びリンク株式会社による提供の、通信制高校のための校務支援システムです。
Accessベースのインターフェースの他に、Webサービスへの対応も行っております。オンラインレポート提出サービス「スマレポ」も提供されています。
※導入の際は詳しくデモンストレーションを依頼し、学校運営に沿ったパッケージシステムの導入を検討しましょう。
※各社の商品の口コミ・評判はネット上には見つかりませんでした。
さいごに、通信制高校の校務支援システムにおいて必要な機能を紹介していいき、さらにそれらの機能をどのような観点から工夫していくべきかという一例も挙げていきます。
学籍管理機能
通信制高校の学習は大きく分けて、レポート・スクーリング・試験に分類できます。これらそれぞれをデータ化していくためには、その件数が膨大であるためデータ入力の工夫をしていくことが重要になります。
例えば、レポート・試験などの提出媒体であるものはバーコードを用いたデータ入力を行う事例があります。バーコードを使うと手入力に比べて、誤入力が減ったり入力の高速化が見込まれるなどの効果が期待できます。しかし、バーコードを活用するためには一定の知識をもって正しい規格の選定や、付番等を行う必要がありますので注意しましょう。
次にスクーリングですが、全日制は一般的に授業における名簿というものがあり、それに対して欠席者を確認するという場合が多いです。しかし、通信制高校は授業（スクーリング）において出席する生徒が固定化できない例が多く、その場合は名簿というものが作成できません。
ですので、全日制とは逆に出席を確認していくわけですが、スクーリングで生徒に学籍番号を記載した用紙を記入させそれを提出し後にそれらを入力する方法や、タブレットやモバイル端末を教室に持ち込み、その場で生徒の確認をできる仕組みなどを導入しているシステムもあります。
スクーリングに関してはかなり学校ごとに運用が違うのが実態なので、それぞれの学校の運用に合った機能が揃っているか精査する必要があるでしょう。
履修管理機能
通信制課程は多くの学校が単位制課程を実施している場合が多いです。逆の学年制課程とは違い、生徒それぞれが自由に履修科目を選択することができる仕組みです。
これは、転入生が多い通信制高校において、前籍校（転入前の学校）で履修した科目の単位数を活かして履修するうえでの配慮事項であるという理由が多いです。
そのため、履修登録においては2つの工夫が必要です。
- 生徒ごとに自由に履修科目を設定できる。そのうえで、ある程度のパターンを決めて置き、自動的に入力できる仕組みがあること。
- 前籍校の履修科目を登録でき、この際に一般的な科目以外に学校ごとの裁量で開講している学校設定教科の入力もできる自由度の高い工夫がされていること。
2022年度より観点別評価が導入されたこともあり、5段階評価以外のこのような対応は最低限に必要であることが当然です。
一方で、データの入力に関しては年度末の短期間に大量に入力する必要があるので、CSVデータをインポートするなど、極端に高速なデータ入力を行う工夫をすることが必要です。
学費管理は私立学校の運営においてとても重要な要素になりますが、学校ごとに運用方法が様々なであるのが実態で、さらに複雑化しやすい業務になる場合が多いです。複雑化しやすい要因は以下の通り２つあります。
- 通信制課程の多くは単位制課程であり、生徒当たりの履修科目がバラバラである場合が多く、生徒ごとに請求額が異なる。
- 就学支援金という高等学校生徒に給付される制度が複雑であり、これらを含めて学費管理を確立することはとても難しいです。
仮にしっかりと機能化できたとしても、就学支援金制度は法令により改正される場合もあり、そのときに機能とそぐわなくなる可能性もあります。その点を含めて、どこまでを機能化するかということについては費用対効果を考えて検討する必要があります。
ただし、先に触れた通り私立学校の運営において学費はとても重要な要素なので、請求・入金管理が最低限でもできる仕組みを有している必要性はあるでしょう。
生徒指導要録、調査書、各種証明書類など一般的な帳票に対して、バーコード入力運用を行う際はバーコードラベルの出力も重要です。
システム開発の事情をこっそりお伝えすると、帳票開発はコストが高く、あまり多様に作りこみたくないというのが実情です。ですので、できるだけデジタルシフトをおすすめするITベンダーも少なくないと思います。しかし、校務支援システムを導入するからすぐに帳票レスの運用に変えられるかと言ったらそういうわけではありません。しっかりとそのような学校現場の実情を理解しているITベンダーが開発したシステムになっているかということは、この帳票類の豊富さでも判断できるひとつの指標になるでしょう。
そのほかに、メール配信機能やグループウェアなど豊富なオプションを有しているシステムもあろうと思いますので、この点もしっかりと必要性を見極めていく必要があります。
ただし、あくまでそれらはオプションであるのでまずはしっかりと、１～４の機能が充実しているかどうかということで、オプション機能を評価していくとよいでしょう。
校務支援システムは教職員が校務を適切かつ確実に行うことにより、児童・生徒への教育に間接的に影響していくものですから今後その重要性がますます高まってくるでしょう。
学校以外でもさまざまな業種においてIT化は進む中、システム導入が必要インフラとみなされ義務化される事例もみられます。同様に校務支援システムも導入を義務化する時代がきっとくることと筆者は想像します。
その先にはきっと教職員の多忙化が改善され、次世代の学校の在り方に変容してくるはずです。そうなるためにも学校とITベンダーはこれからも手を取り合って、ITの促進を図っていきたいものです。
株式会社ぱんぷきんラボは、通信制高校正教員として10年以上働いたシステムエンジニアが設計した校務支援システム「Student Mypage Lite」を提供しております。
- 標準パッケージの初期費用が無料、生徒数による月額従量課金
- 手書きレポートでもデジタル返送できるなど、幅広い学校運営に対応
- Web出願、スマホ出席、ペンタブレポート提出など豊富なオプション
- 他にもこだわりがたくさん詰まった、通信制高校トータルパッケージシステム
通信制高校の知見をもってコンサルティングからご支援いたします。
通信制高校の校務情報化をご検討の際は、ぜひご相談ください。
